Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.
Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.
FUNCIONALIDAD DEL EDI
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,
No impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
CAMPOS DEACCIÓN
Los típicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada. Esta información, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc.
Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar:
* Sector de la Distribución (Supermercados y Proveedores)
* Secto r de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios)
*
* Sector de la Administración Pública
* Sector del Transporte y Turismo
NORMAS DE SINTAXIS
Básicamente, las normas EDI proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos electrónicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un número cada vez mayor de mensajes EDI acordados internacionalmente.
El módulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos desarrollados
por las Naciones Unidas y recogidos en "ISO 9735 - Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) - Reglas de aplicación de la sintaxis" (en 29735). Si bien por razones históricas, en
diferentes dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis normalizada.
SERVICIOS EDI
El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales (órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.
Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.
PRINCIPALES BENEFICIOS
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EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y
beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan:
* Agilización de procesos comerciales
* Importante disminución de errores en los documentos
* Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time"
* Ahorro de costos de administración
COMPONENTES DE EDI
EDI cuenta con algunos componentes que a continuación se describen uno a uno.
CENTRO DE COMPENSACIÓN
La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del
servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.
Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información.
Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar
documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:
* Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes
* Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta
* Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados
* Mantiene y facilita control de documentos.
RED DE TELECOMUNICACIONES
Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de accesos directos (X.25, X.28) o por la red telefónica conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La elección del vínculo se determina en función del tráfico que las empresas necesitan cursar.
Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensación
Tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en
El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusión.
ESTACIÓN DE USUARIO
La estación de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada Cliente con el Centro de Compensación. La misma cubre las siguientes funciones:
* Comunicaciones
* Traducción de mensajes al formato estandarizado
* Interfase con las aplicaciones del sistema informático del Cliente
* Entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos
El equipo necesario para soportar
COMO USAR EDI
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
* Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar;
* La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En
Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.
La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
* El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados.
* El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel
* El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel.
* El factor tiempo (si es crítico o no).
* El valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).
Integración y Migración
Existen dos soluciones básicas para integrar un paquete de software EDI dentro del entorno tecnológico:
* Solución de Procesador Front-End -frontal de comunicaciones- (FEP): los servicios EDI se mantienen tan separados como sea posible de las aplicaciones existentes;
* Solución Integrada: las aplicaciones existentes se modifican para integrar en ellas la funcionalidad EDI.
El objetivo del citado análisis es evaluar los impactos y cambios necesarios para introducir el EDI dentro del entorno de Tecnologías de
* Disponibilidad de datos: ¿están los datos internos almacenados en diferentes ordenadores?, ¿existen dificultades para acceder a ellos?, ¿y para obtenerlos? ¿Están disponibles los datos obligatorios en un intercambio o, por ejemplo, se teclean o se imprimen manualmente antes de que los documentos salgan de la oficina? La existencia de problemas de esta índole puede conducir al abandono de la utilización del EDI o el rechazo de los mensajes unsm, o subconjuntos unsm, aprobados.
* Contenido de los campos: ¿están los datos internos almacenados en los campos apropiados? Si en la base de datos interna hay demasiada información almacenada en "forma de texto libre" (por ejemplo, como comentarios), en lugar de en un formato bien estructurado, puede resultar muy difícil realizar el mapeo de la información interna sobre los elementos de datos EDIfact;
* Longitudes de campos: ¿son compatibles las longitudes? Los datos internos tienen que poder introducirse en los elementos de datos EDIfact
* Formato del contenido: ¿son compatibles con EDIfact los formatos de los datos internos? ¿Se utilizan de forma consistente los decimales? Si los datos se almacenan, por ejemplo, en formato carácter en lugar del formato numérico requerido por EDIfact, será necesario disponer de facilidades de conversión.
Los problemas de integración adicionales que pudieran surgir, deberían ser resueltos por los productos EDI adquiridos. Por ejemplo, los problemas derivados de las diferencias entre los códigos utilizados en la base de datos interna y los exigidos por EDIfact pueden resolverse por medio de paquetes de software EDIfact que soporten capacidades de mapeo entre códigos internos y códigos EDIfact. El vendedor tiene que proporcionar o soportar la capacidad de actualizar las tablas de mapeo.
Antes de la fase de integración, las Administraciones Públicas deberían también considerar la reorganización de los procedimientos internos del sistema de información con objeto de maximizar los beneficios del EDI.
Estaciones de trabajo EDI
Una estación de trabajo EDI es la solución más flexible desde el punto de vista de la integración con el entorno de tecnologías de la información existente. En realidad, se trata de una pasarela EDI dotada de capacidades para la entrada local de datos y la gestión de los mensajes de la base de datos. Utilizando una estación de trabajo, el usuario puede procesar mensajes manualmente y con mayor facilidad que con las soluciones FEP o integrada. Una estación de trabajo no está necesariamente integrada con las aplicaciones internas y puede utilizarse de forma autónoma. No se recomienda esta solución, ya que, como consecuencia de la intervención humana, los beneficios derivados de la utilización del EDI se ven reducidos.
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